Privacyverklaring

Wie zijn wij?

Woonly is een product van Smarter Solution (Nederland), bereikbaar via woonly@smartersolution.nl. Woonly helpt vastgoedbeheerders en makelaars hun e-mail te sorteren, samen te vatten en te beantwoorden — altijd met een medewerker die elk antwoord controleert en zelf verstuurt.

Voor de e-mail van jouw klanten (huurders, woningzoekenden, eigenaren) is het vastgoedbedrijf dat Woonly gebruikt de verwerkingsverantwoordelijke; Smarter Solution treedt op als verwerker. Daarvoor sluiten we een verwerkersovereenkomst met elke klant.

Welke gegevens verwerken we?

• Accountgegevens — naam, e-mailadres, gebruikersnaam en (gehasht) wachtwoord van medewerkers die inloggen.
• E-mailinhoud — de inhoud van gekoppelde postvakken: afzender, ontvanger, onderwerp, berichttekst en bijlagen. Hierin kunnen persoonsgegevens staan zoals namen, adressen, telefoonnummers en betaalcontext.
• Facturatiegegevens — bedrijfsnaam en betaalstatus. De betaling zelf loopt volledig via Stripe; wij zien of bewaren nooit kaart- of rekeninggegevens.
• Gebruiksgegevens — een audit-logboek van handelingen in de app (wie keurde welk concept goed), voor verantwoording en beveiliging.

Waarvoor gebruiken we ze?

• Inkomende e-mail sorteren, samenvatten en van een conceptantwoord voorzien.
• Het leren van de eigen schrijfstijl en kennisbank van jouw bedrijf.
• Het trainen en verbeteren van de eigen AI-modellen en functionaliteit van Woonly (zie hieronder).
• Accountbeheer, facturering en wettelijke administratie.
• Beveiliging, misbruikpreventie en aantoonbaarheid (audit-logboek).

Rechtsgrondslagen

• Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) — het leveren van de dienst, accountbeheer en facturering.
• Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG) — beveiliging, misbruikpreventie en het verbeteren en trainen van de dienst.
• Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG) — fiscale bewaarplicht van facturen en administratie.

AI-training en verbetering van Woonly

Woonly gebruikt gegevens die via het platform worden verwerkt — waaronder e-mailinhoud, conceptantwoorden en de feedback van medewerkers (goedkeuren, aanpassen, afwijzen) — om de eigen AI-modellen en functionaliteit van Woonly te trainen en te verbeteren. Daarbij geldt:

• Waar mogelijk gebeurt dit met gepseudonimiseerde of geaggregeerde gegevens.
• Gegevens worden nooit verkocht aan derden.
• Derden (waaronder onze AI-leverancier) gebruiken jouw gegevens niet om hún eigen modellen te trainen.
• Verbeteringen die uit training voortkomen dienen uitsluitend Woonly zelf — jouw bedrijfskennis en klantdata worden niet herleidbaar gedeeld met andere Woonly-klanten.

Bescherming bij AI-verwerking

• Pseudonimisering vooraf — persoonsgegevens (namen, e-mailadressen, telefoonnummers, IBAN's) worden vervangen door neutrale codes vóórdat tekst naar een AI-dienst gaat, en pas daarna weer lokaal teruggezet.
• Leak-slot — detecteert een controle tóch persoonsgegevens in een uitgaand AI-verzoek, dan wordt dat verzoek geblokkeerd.
• Mens in de lus — de AI verstuurt nooit zelf e-mail; een medewerker beoordeelt en verstuurt elk antwoord.

Subverwerkers

• OpenAI — AI-analyse van (gepseudonimiseerde) e-mailtekst; traint géén eigen modellen op jouw gegevens.
• Stripe — abonnementen en betalingen.
• Hostingpartij — het draaien van de applicatie en database (EU).
• Jouw e-mailprovider — het ophalen (alleen-lezen) en versturen van mail gebeurt rechtstreeks via jouw eigen mailserver (IMAP/SMTP).

Opslag van applicatie- en klantgegevens vindt plaats binnen de Europese Economische Ruimte. Voor eventuele verwerking daarbuiten (zoals AI-verwerking) gelden passende waarborgen, waaronder pseudonimisering vooraf en EU-standaardcontractbepalingen.

Bewaartermijnen

• E-mail en conceptantwoorden: maximaal 24 maanden, daarna automatisch verwijderd.
• Audit-logboek: maximaal 24 maanden.
• Accountgegevens: tot opzegging van het abonnement.
• Mailbox-inloggegevens: versleuteld opgeslagen, tot het postvak wordt losgekoppeld.

Bij het verwijderen van een bedrijf worden alle bijbehorende gegevens gewist; alleen een minimale factuur-/administratieverwijzing blijft bewaard voor de wettelijke administratieplicht.

Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Medewerkers en klanten van onze klanten kunnen zich melden bij het vastgoedbedrijf waarmee ze contact hadden (de verwerkingsverantwoordelijke); wij ondersteunen dat bedrijf bij de afhandeling. Rechtstreeks contact met ons kan via woonly@smartersolution.nl. Klachten kun je ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Beveiliging

Versleutelde verbindingen (TLS), gehashte wachtwoorden, versleutelde opslag van mailbox-inloggegevens, strikte scheiding per bedrijf (multi-tenant), toegang per postvak instelbaar en een volledig audit-logboek.

Cookies

Woonly gebruikt alleen functionele opslag die nodig is om ingelogd te blijven en je voorkeuren (zoals licht/donker) te onthouden. We gebruiken geen tracking- of marketingcookies en geen advertentienetwerken.